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¿Qué es la factura electrónica?
Factura electrónica, es un documento electrónico (no es una factura escaneada) que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios; y que cumple con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende: la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.
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¿Qué componentes hay alrededor de la factura electrónica?
Se expiden utilizando un formato estándar XML, de uso común y establecido por la DIAN.
Su autenticidad se garantiza mediante una firma digital o electrónica.
Incluye un Código Único de Factura Electrónica CUFE. El CUFE es un valor alfanumérico que utiliza datos de la factura y una clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN. Deberá ser incluido como un campo más dentro de la factura electrónica y visualizarse en la representación gráfica de las facturas electrónicas y en los códigos bidimensionales QR definidos.
Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
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¿Qué tipo de documentos se deben emitir electrónicamente?
Facturas, Notas Crédito, Débito, Factura de Exportación.
Se podrá continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS, cuando su modelo de negocio lo requiera. Se debe emitir de forma electrónica si el adquiriente lo solicita por ser un responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común. -
¿Cómo se entrega y recibe una factura electrónica?
Entrega:
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Electrónicamente: enviando el formato XML al Adquiriente que también expida factura por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente o al Adquirente Voluntario.
Medio Digital o Impreso: representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital.
Recibo:
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Se recibe en el medio electrónico que el adquiriente y emisor dispongan y se genera un Acuse de Recibo Electrónico en formato XML.
Se recibe en el medio que el obligado disponga y la generación de Acuse de Recibo es optativo. Para medio impreso se deja expreso en un documento aparte de la factura.
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¿Por cuánto tiempo se almacena una factura electrónica?
Por 5 años a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración. Por el obligado en formato de generación (XML) y por el adquiriente en el medio que fue recibido: XML, Representación gráfica impresa / digital.
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¿Quiénes están llamados a implementar Factura Electrónica?
Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica. (Obligados)
Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica (voluntarios).
Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica (voluntarios).
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¿Cuáles son las firmas que están actualmente avaladas para la emisión de facturas electrónicas?
Aquellas que hayan surtido el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 10 del Decreto 2242 expedido por la DIAN.
Para personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y son seleccionadas por la DIAN:
Deberán directamente o a través de un proveedor tecnológico autorizado, cumplir satisfactoriamente las pruebas tecnológicas que establezca la DIAN, donde se demuestre el cumplimiento de las condiciones técnicas de expedición (generación - entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo, y las demás condiciones tecnológicas y operativas establecidas.
Para personas naturales o jurídicas que opten por expedir factura electrónica de manera voluntaria:
Deberán cumplir con las condiciones técnicas del proceso de facturación exigido por la DIAN. Una vez hayan tenido el visto bueno del cumplimiento de las condiciones definidas, dentro los diez días hábiles siguientes, la DIAN expedirá una resolución indicando la fecha a partir de la cual el obligado debe empezar a facturar electrónicamente, sin que se exceda de los tres meses siguientes a la fecha de notificación de la resolución. Si el interesado no obtiene el visto bueno de la DIAN, podrá agotar nuevamente el procedimiento respectivo hasta obtenerlo.
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¿Cuáles son los plazos para Facturar Electrónicamente?
Para quienes son seleccionados por la DIAN:
Un facturador seleccionado por la DIAN para facturar electrónicamente cuenta como mínimo con seis (6) meses para iniciar.
Para quienes opten voluntariamente por habilitarse para facturar electrónicamente:
Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando al Sistema Muisca de la DIAN, dispondrá de tres (3) meses para realizar las pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio dispuesto por la DIAN. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, y dentro de los tres (3) meses siguientes, la DIAN emitirá resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual está obligado a facturar electrónicamente. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a facturar por este medio.
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¿Cuál es el modelo de Operación de la Factura Electrónica?
El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos:
Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.
La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.
La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.
Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador. -
¿Cómo se puede generar una Factura Electrónica?
A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar.
O por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada en el Decreto 2242 de 2015.
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¿Quiénes son los actores de la Factura Electrónica?
Facturador Electrónico
Adquirente
Proveedor Tecnológico
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¿Qué es un Proveedor Tecnológico?
Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados o voluntarios a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación (cuando unos u otros así lo autoricen), los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN, y los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación.
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¿Cuáles son los pasos para implementar con éxito una factura electrónica ya sea por medios propios o por un proveedor tecnológico?
Documentarse e investigar, leyendo la normatividad alrededor de la masificación: Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 y la resolución 19 del 24 de febrero 2016.
Armar un equipo interdisciplinario que integre las áreas impactadas por los cambios operacionales y reglamentarios.
Adaptar las herramientas tecnológicas de la empresa a los procesos de facturación.
Definir un cronograma que sea muy claro con los hitos y esté acorde con los tiempos límite de la DIAN; ya sea voluntario u obligado.
Evaluar y elegir un proveedor tecnológico con amplia experiencia en la implementación y operación de proyectos de factura electrónica y con la capacidad de empresa y servicio de soportar los cambios normativos que exigirá la DIAN.
Evaluar los posibles escenarios y definir los procesos de prueba a los que se enfrentaría su organización al implementar la factura electrónica.
Elegir una fecha estratégica que no afecte las operaciones de la compañía drásticamente.
Revisar cómo se puede capitalizar la disminución de actividades operativas o manuales.
Implementar procesos automáticos punta a punta.
Surtir el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 10 del Decreto 2242.
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¿Qué beneficios obtienen las empresas con la facturación electrónica?
Reducción en el capital de trabajo requerido.
Disminución de días de cartera al poder entregar al receptor la factura en tiempo real.
Mejora el tiempo en el recaudo de cartera al poder radicar la factura en minutos.
Automatización y mejoramiento de procesos internos.
Mayor control de la facturación de la empresa al tenerlo sistematizado.
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¿Qué se debe tener en cuenta con la Facturación Electrónica?
La Factura Electrónica es obligatoria en Colombia para los contribuyentes que al 29 de diciembre de 2017 y durante los cinco años anteriores, hayan solicitado rangos de numeración para la factura electrónica que trata el Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007 y los responsables y agentes de retención, que se encuentran calificados como Grandes Contribuyentes en la resolución 0076 del 1 de diciembre de 2016 para las vigencias 2017 y 2018.
Quien implemente Factura Electrónica debe hacerlo con el 100% de sus facturas.
Quien inicie el proceso de Factura Electrónica no podrá expedir, si fuere el caso, la factura electrónica a que se refiere el Decreto 1929 2007, ni la factura por computador prevista en el artículo 13 del 1165 de 1996, ni la factura por talonario.
A la DIAN se le entrega un ejemplar exacto de las Facturas/Notas en un tiempo de 48 horas.
El Decreto 1929 está vigente hasta el 1 enero 2018 para quienes surtieron procedimiento DIAN antes del 24 de noviembre de 2015.