En un principio, lo importante para las empresas es vender, y la gestión cara a cara por parte de los vendedores trae beneficios, pues hablan con los clientes por su nombre y generan lazos de confianza, conocen de primera mano los productos preferidos por los compradores y, en muchos casos, tienen claro el comportamiento de la cartera.
Sin embargo, este proceso de venta y procesamiento de las órdenes de compra se ha realizado tradicionalmente de manera manual, en muchos casos en una hoja de cálculo, lo cual lo convierte en un procedimiento engorroso y demorado, en el cual, además, se pierde mucha de esta información.
En algún momento, los vendedores se encuentran con una gran cantidad de datos que deben recopilar, sacar copias, archivar papeles, hacer informes, etc. Debido a esto, no solo hay una alta posibilidad de que se presenten errores, sino que ocasiona que los tiempos entre el momento en que se hace la orden de compra y la entrega de la mercancía se extiendan y le quita tiempo a la fuerza de venta para hacer su trabajo, que es vender.
Es posible que se esté invirtiendo demasiado tiempo y dinero en algo que podría ser más sencillo y eficiente. Hoy, para muchos especialistas, los procesos manuales son uno de los principales obstáculos para el aumento de las ventas, pues no permite una integración entre los diferentes procesos, hacen que la información no llegue a la compañía de forma segura y en tiempo real, impiden que se puedan gestionar de manera eficiente nuevas oportunidades de venta y reducen la eficiencia del trabajo del equipo comercial o la información recibida no es consistente y depende del comercial del momento.
Todos estos aspectos mejoran si se estandarizan y digitalizan los procesos; si el proceso se Reinventa de cara a la 4 revolución industrial y las herramientas disponibles hoy. En la era de la información, el papel del análisis de consumo y de la big data, la analítica predictiva y el análisis del cliente son cada vez más relevantes y permiten que las organizaciones apliquen con mayor eficacia sus estrategias de ventas y mercadeo.
Estas son solo algunas de las razones para que la gran mayoría de las empresas estén convencidas de que deben invertir en tecnología. De acuerdo con un estudio revelado el año pasado por la Andi, alrededor del 98% de los empresarios consideran importante promover el uso de tecnologías digitales en sus compañías, y más de la mitad de las empresas del país (el 58,4%) ya está en proceso de adoptar una estrategia de transformación digital.
Para muchos especialistas, como el profesor de la Wharton School de Filadelfia George Day, el marketing es ya una de las funciones de las compañías que más depende de la tecnología. Cada vez más, los departamentos de mercadeo recurren a análisis de clientes, trabajo con big data, modelos predictivos, marketing automation y todo tipo de estudios basados en información con el fin de entender de manera rápida y masiva el comportamiento de sus clientes y clientes potenciales y generar experiencias atractivas y personalizadas y atraer clientes. El reto, para muchos gerentes de mercadeo y ventas, es personalizar el mensaje y la oferta para cada posible cliente.
Las nuevas apuestas tecnológicas, aplicadas desde el mercadeo y las ventas, buscan conectar de la mejor manera con los consumidores; sin embargo, no es fácil gestionar eficazmente esta explosión tecnológica. Antes, era difícil conseguir información relevante sobre los clientes; hoy, la dificultad radica en procesar la información disponible en diferentes canales, incluyendo los datos internos de la misma empresa.
Por eso, hay empresas dedicadas específicamente a procesar esa información y entregarla de manera útil y accionable a sus clientes. La línea analítica toma la información que ya existe en los productos de la compañía, como los datos de la factura electrónica, y le crea un valor agregado, que beneficia de manera especial a los departamentos de venta e inventarios.
Actualmente, empresas como Carvajal Tecnología y Servicios cuentan con la información derivada de las compras que hacen los clientes de sus clientes en grandes superficies y almacenes de cadena; con base en esa información se puede, por ejemplo, conocer el total de ventas de un determinado producto, cuáles son las referencias preferidas o cuántas unidades de cada producto compran los clientes, dónde compran más y cómo reaccionan a variaciones de precios.
Estos datos son relevantes para que un proveedor pueda deducir el porcentaje de rotación de su producto, cómo se ve afectado su inventario e incluso analizar las diferencias en la rotación del mismo producto en diferentes cadenas o en tiendas en sectores distintos de la misma cadena, de tal manera que pueda definir cantidades de distribución dependiendo del lugar en que se vendan. Son también un insumo fundamental para que Mercadeo pueda fortalecer su inversión en determinado punto o para un producto determinado y a su vez medir la efectividad de dicha decisión.
Luisa Fernanda Naranjo Barrera, gerente de producto de Carvajal Tecnología y Servicios, explica cómo la aplicación de análisis de información y la minería de datos permite generar un valor agregado a toda esa data que posibilita tener el valor del inventario en tiempo real, cuánto va a durar este inventario y, de acuerdo con la existencia y el nivel de ventas, una perspectiva de qué referencias pueden agotarse en cuáles tiendas, de modo que se puedan programar con más eficiencias los envíos y así no se presenten ausencia o exceso de producto. “Nosotros consolidamos toda la información y con base en ella se puede determinar, mediante cálculos estadísticos, cuáles serán las ventas futuras, generar gráficos de tendencias de ventas, comparaciones con los períodos anteriores, proyectar metas de crecimiento más reales”.
Toda esta información, procesada por los departamentos de IT (Tecnología de la Información) se convierte en una herramienta que facilita el trabajo de los equipos de ventas y de mercadeo de la compañía y afecta de manera positiva la totalidad del proceso, incluyendo producción, transporte, logística, etc., al facilitar el conocimiento de hacia dónde debe estar orientado el trabajo de la compañía. Es importante de todas formas, que la compañía se asegure que conecte su proceso de ventas, que se alimenta de analítica con el productivo y de mercadeo, de tal forma que cuente con la capacidad de producción para responder un pico de una activación de mercadeo y cumplir la promesa de valor. Si los procesos no se estructuran y conectan para que interactúen entre sí, la sola tecnología no obedece a una solución; de eso se trata la Reinvención Digital.
Son incontables las decisiones que puede tomar una empresa con base en ese tipo de análisis, desde, con base en las proyecciones de ventas futuras, la cantidad de materia prima que debe comprar, el porcentaje de personal requerido en cada área, la maquinaria que debe destinar para producir determinada referencia hasta las comisiones de su fuerza de venta, teniendo en cuenta las proyecciones de pedidos en cada sector.
Anteriormente esta información se consolidaba de manera manual, en un documento o una tabla de datos, generando procedimientos muy demorados y con una gran posibilidad de incurrir en errores humanos; hoy el análisis de datos permite consolidar todo de manera mucho más rápida y eficiente.
Carvajal Tecnología y Servicios 2019
