Miles de compañías, de diferentes tipos de industria, han implementado, están implementando o planean realizar una transformación digital de su negocio. Tecnologías como ecommerce, Cloud Computing, Big Data, Machine Learning, Internet de las cosas (IoT) o Blockchain han irrumpido con fuerza y han hecho que los gerentes de las empresas replanteen su modelo de negocio y el futuro mismo de sus organizaciones. Si no hay una reinvención digital en las empresas, su competitividad se verá afectada.
La reinvención digital es el resultado de muchos factores: planeación estratégica, inversiones, tecnología, datos, eficiencia operativa, empleados (con habilidades digitales) como agentes de cambio y de gestión, pero, sobre todo, con un enfoque hacia el cliente o usuario final. El cliente debe ser la meta de cualquier reinvención digital pues como señala Mariano Wechsler, fundador de la consultora Digital House, «Todas las industrias tienen que entender que los clientes pasan de una marca a otra haciendo un clic». (1)
Carvajal Tecnología y Servicios tiene la experiencia y la experticia para ofrecer servicios tecnológicos de valor, que apalanquen procesos de transformación y reinvención digital para todo tipo de empresas: desde pymes a multinacionales. Esto se logra mediante soluciones con enfoques transaccionales, analíticos y financieros. Soluciones como el CEN (Centro Electrónico de Negocios) que brinda herramientas que apalancan y hacen eficiente distintos tipos de procesos comerciales, logísticos y financieros.
¿Quién es quién en la reinvención digital?
En una empresa mediana o grande este proceso de reinvención digital debe estar dentro del plan estratégico, que depende de las presidencias o las direcciones de negocio. Las empresas deben tener un presupuesto para este tema y una política digital teniendo en cuenta el consumidor final, mirándolo a través de herramientas y plataformas digitales como CEN donde se comunicarán con proveedores y socios de negocios. Habrá éxito si la tecnología actúa como un habilitador de una reinvención de proceso, donde el cambio se origina en el proceso de la compañía, enfocado en el cliente y hecho realidad por la reinvención y posterior habilitación tecnológica del mismo. Esta lógica aplica para el liderazgo de todas las áreas de negocio que van a beneficiarse: financiera, logística, comercial o las tres áreas en conjunto.
Un proceso exitoso de reinvención digital debe constituirse a través de equipos de trabajo sobre temas de innovación, pero con foco en el mercado y el consumidor final. Conociendo en profundidad qué debe cambiar al interior de la compañía y cómo impacta al mercado y al consumidor. Existen varios casos donde compañías de retail estructuran un portal para ventas por Internet, pero no adaptan primero los procesos logísticos y de abastecimiento para cumplir con la nueva demanda convirtiendo en un fracaso su nuevo canal por incumplimiento en la entrega. De ahí que es crítico para los altos ejecutivos mantener el balance entre reinvención digital y simple digitalización de procesos; de esta forma podrán construir una respuesta específica a un problema concreto, respuesta que no solo es tecnológica como piensan muchos. Al respecto Nathan Furr, experto en el área de transformación digital e innovación, profesor de la Universidad de Stanford, y autor del libro The Innovator’s Method: Bringing the Lean Start-up into Your Organization, opina, “La transformación digital son las oportunidades que surgen por esos cuatro factores: más computación, software, conectividad y sensores. El primer error de las compañías en este frente suele ser asumir que la transformación digital equivale a disrupción. Es entonces cuando llegan las prisas. Cuando una empresa de construcción cree que tiene que convertirse en un Google o un Facebook de la noche a la mañana. En realidad, no es así. La clave es otra: cómo servir mejor a tu cliente. Cómo hacer mejor y diferente lo que ya conoces y estás haciendo». (2)
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La herramienta y la plataforma digital: CEN
El EDI, Intercambio Electrónico de Datos, es un modelo de transmisión de datos a través de un medio electrónico entre organizaciones o entre empresas, es un modelo B2B. Se usa para transmitir información, interconectando las plataformas de las organizaciones, asociados a un proceso específico. Los procesos más comunes y que más utilizan el CEN como herramienta son: comercial, logístico y financiero.
En el EDI se utilizan varios estándares para el intercambio de información. Los dos más usados son el EDIFACT Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (Intercambio Electrónico de Datos para Administración, Comercio y Transporte) y el EDI ANSI X12 (American National Standards Institute X12). El primero tiene una gran penetración en Europa y Suramérica, y el segundo es de Estados Unidos y es utilizado en multinacionales de ese país. También se encuentran los formatos XML y el JSOL, un formato que permite incluir más información en archivos de menor tamaño pero con gran capacidad de transmisión de datos.
EDI funciona a través del CEN transaccional. Se basa en un concepto Marketplace o una extranet, que utilizan las empresas para atender su comunidad de clientes o comunidad de proveedores. CEN conjuga varios beneficios. El más importante es la estandarización a través de los procesos y los documentos EDI con la capacidad de construir servicios o soluciones que brinda el internet. El CEN permite interconectar a los grandes jugadores en sectores como el retail. Une a grandes superficies con proveedores multinacionales. También pymes y pequeños proveedores locales utilizan la plataforma para llegar a grandes cadenas. El mayor atributo del CEN no es el concepto tecnológico per se, no es la plataforma, sino la capacidad de apalancar un ecosistema de comercio electrónico, alrededor de una comunidad. Desde México a Argentina 18.000 clientes realizan transacciones a través del CEN y lo usan como una comunidad de negocios, una de las comunidades de negocios más grande de Latinoamérica.
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Beneficios generales
Entre los beneficios generales del EDI para las empresas está la automatización en la captura de la información lo que evita manipulación de la información y errores en digitación. Por ejemplo, documentos como factura electrónica, orden de compra, catálogo de precios y productos, aviso de despacho, aviso de recibo, aviso de devolución, reporte de ventas, reporte de inventarios, estado de cuenta, y estado de cartera van directamente desde la cadena hacia el proveedor, cerrando el ciclo de todos los documentos electrónicos que se utilizan en tres procesos claves en las organizaciones: comercial, logístico y financiero.
Otros beneficios son la reducción de tiempos porque la información viaja entre máquinas lo que hace que sea mucho más rápido que la comunicación entre personas, que además sería lenta e insegura. Adicionalmente, se presenta una reducción de costos de operación con un único formato para generar los pedidos a través de una plataforma.
A través de mensajes EDI que viajan a través de la plataforma CEN desde los diferentes jugadores (proveedores, comercio, operadores logísticos) se genera un flujo de documentos que apalancan y hacen eficiente todo el ciclo comercial y productivo de las compañías.
Beneficios comerciales
El más representativo es la optimización del recurso comercial. La fuerza de ventas se dedicará a posicionar las marcas y asesorar al cliente, y no a estar pendientes de tomar un pedido. Si bien el CEN ofrece herramientas para seguimiento de los pedidos, lo que se pretende es liberar de tareas manuales a la fuerza de ventas dando el poder al punto de venta en cuanto a qué y cuándo pide. Igualmente, se da visibilidad al comportamiento de los productos de una empresa en el punto de venta o en un canal específico.
Además del tema transaccional, el CEN tiene una capa analítica (BI), que le permiten al proveedor ver cómo se están comportando sus productos en el punto de venta o en sus canales de distribución, a partir de la información de los documentos de ventas y de los inventarios. El BI desarrolla una analítica predictiva para anticipar el comportamiento de un producto de acuerdo a un histórico de ventas.
Beneficios logísticos
Ahorro en tiempo en la espera de los vehículos en los módulos de carga, ya que con los documentos electrónicos como la orden de compra se puede anunciar al comerciante o a su cliente qué mercancía le va a entregar.
Agendamiento de citas para entregas más eficientes en los centros de distribución o en los puntos de venta. Entregas eficientes mejoran los indicadores que miden el desempeño del proveedor frente al cliente y las calificaciones de los niveles de servicio.
Integración con operadores logísticos. A través del CEN las empresas pueden enviar mensajes de reserva y confirmación de transporte, y separación de posiciones logísticas a los operadores que transportan sus mercancías hacia los clientes o hacia centros de distribución regionales.
Beneficios financieros
Para el área financiera de las empresas con el uso del CEN se acelera el ciclo de pago por parte de los clientes hacia los proveedores. De este modo los proveedores pueden hacer una mejor conciliación de las cuentas por pagar de parte de sus clientes. De la misma manera, integrando los documentos financieros se consolida más fácilmente información para el tema tributario. A través de esta solución se pueden transmitir documentos como retefuente, reteica, IVA, lo que ayuda a las organizaciones a construir todo su plan tributario.
Casos de éxito CEN
