La continuación de este proceso, especialmente de las empresas Pymes, permite que los empresarios tomen decisiones rápidas y acertadas siendo más competitivos.

 

La Dirección de Impuestos y Aduanes Nacionales DIAN publicó la Resolución 20 del 26 de marzo de 2019, que detalla cuáles son las empresas contribuyentes responsables de declarar y pagar IVA e impuestos al consumo que deberán facturar electrónicamente. De acuerdo con la resolución y como lo ha venido manifestando la DIAN, la obligatoriedad se realizará de  manera gradual y por grupos definidos de acuerdo a la clasificación uniforme de las actividades económicas por procesos productivos CIIU.

La nueva resolución presenta a los 14 grupos de empresas que están obligadas a iniciar la emisión y recepción de facturas electrónicas entre agosto de 2019 y 2020 de acuerdo a  su código CIIU y a 4 grupos adicionales que no atienden a la actividad económica CIIU. El listado de grupos obligados a expedir factura electrónica a partir de agosto del presente año son:

Calendario de implementación para sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario – RUT:

 

Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura (DD/MM/AA)

Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta (DD/MM/AA)

Resolución 139 del 21 de Noviembre de 2012

Código CIIU División a dos (2) dígitos Código CIIU a tres (3) dígitos (Solo para divisiones 46 y 47)

Grupo 1
01/05/2019   01/08/2019  5 – 6 – 7 – 9
Grupo 2
01/06/2019 01/09/2019  

16 – 17 – 18 – 19 – 20 – 21 – 22

23 – 24 – 25 – 26 – 27 – 28 – 29

30 – 31 – 32 – 33

Grupo 3
01/07/2019 01/10/2019 45 – 465 – 473 – 474
Grupo 4
01/08/2019 01/11/2019 461 – 462 – 463 – 466 – 469
Grupo 5
01/09/2019 01/12/2019 94 – 95 – 96
Grupo 6
01/10/2019 01/01/2020 464 – 475 – 476 – 477 – 478 – 479
Grupo 7
01/11/2019 01/02/2020

58 – 59 – 60 – 61 – 62

63 – 90 – 91 – 92 – 93

Grupo 8
01/12/2019 01/03/2020 41 – 42 – 43
Grupo 9
01/01/2020 01/04/2020

10 – 11 – 12 – 13 – 14

15 – 71 – 72 – 73 – 74 – 75

Grupo 10
03/02/2020 04/05/2020

49 – 50 – 51 – 52 – 53

55 – 56 – 84 – 86 – 87 – 88

Grupo 11
01/03/2020 02/06/2020 69 – 70 – 471 – 472
Grupo 12
01/04/2020 01/07/2020

35 – 36 – 37 – 38 – 39

64 – 65 – 66 – 68 – 85

Grupo 13
02/05/2020 01/08/2020

1 – 2 – 3 – 77 – 78

79 – 80 – 81 – 82

Grupo 14
02/05/2020 01/08/2020 Otras actividades no clasigicadas previamente.

 

Calendario de implementación que no atiende a la actividad económica CIIU, para otros sujetos obligados

Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura (DD/MM/AA)

Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta (DD/MM/AA)

Otros Sujetos

Grupo 1
31/05/2019 31/08/2019  Los contribuyentes inscritos en el año 2019, en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE.
Grupo 2
31/05/2019 02/09/2019 Los sujetos indicados en la resolución 000002 del 03 de enero de 2019, los grandes contribuyentes de que trata la resolución 012635 del 14 de diciembre de 2018 proferidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN y los demás sujetos que a la entrada en vigencia de la presente resolución se encuentren habilitados como facturadores electrónicos.
Grupo 3
03/02/2020 04/05/2020 Las entidades del Estado del orden nacional, territorial y las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios que se encuentran reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 o las disposiciones que la modifiquen o adicionen.
Grupo 4
04/05/2020 03/08/2020 Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, que sean personas naturales cuyos ingresos brutos en el año anterior o en el año en curso sean iguales o superiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario –UVT e inferiores a doce mil (12.000) Unidades de Valor Tributario –UVT.

 

Pese a su carácter obligatorio, la facturación electrónica abre un abanico de beneficios y oportunidades para el crecimiento de las empresas Pymes, entre los que se destaca el aporte de valor a los clientes y la mejora en la calidad de los procesos.

Realizar el proceso con tiempo y elegir a un operador tecnológico con experiencia multisectorial y en empresas de todos los tamaños, le permitirá a estas compañías anticiparse a posibles contingencias que se pueden presentar durante la implementación.

Algunos de los beneficios que pueden tener los nuevos facturadores electrónicos son:

  • Implementación de herramientas de Analítica: El tener la información de facturas emitidas y recibidas en medios digitales, abre grandes posibilidades para conciliación, analítica fiscal, análisis de flujo de caja, entre otros. De ahí se derivan opciones tanto de analítica descriptiva como predictiva.
  • Reducción de costos y recursos de facturación: La factura electrónica permite disminuir los costos operacionales de facturación hasta en un 30% y obtener mejoras en el flujo de caja, reduciendo los tiempos de facturación los cuales pasan de días a minutos.
  • Ciclo de facturación completamente digital: Hoy en día, muchas transacciones se realizan en línea (órdenes de compra, avisos de despacho y recibo, entre otros), sin embargo, el ciclo digital se interrumpe con la emisión de la factura física. Por eso, la factura electrónica permite completar el proceso de forma electrónica creando un puente directo desde la orden de compra hasta el pago, e incluso, hasta el descuento o factoring de la factura.
  • Estar al día con las normativas exigidas por la DIAN: Con la publicación del decreto, muchas empresas están obligadas a facturar de forma electrónica a partir del 1 de agosto de 2019 y el no cumplimiento de esta norma en los tiempos definidos, generará sanciones por parte de la entidad, como el cierre del establecimiento comercial.
  • Acceso a información para la toma de decisiones: Para las empresas con un sistema de facturación electrónica implementado es relativamente fácil integrarse a EDI (sistema de intercambio y análisis de información transaccional de miles de empresas) y a plataformas analíticas que permiten visualizar y analizar data de mercado en tiempo real, permitiendo tomar decisiones basadas en información veraz y confiable.

De acuerdo con Carvajal Tecnología y Servicios, empresa con más de 20 años de experiencia en Facturación Electrónica en Colombia, México, Argentina y Perú; los beneficios que arroja la implementación de la factura electrónica permiten ahorros de hasta un 30% en el proceso operativo de facturación, además de lograr eficiencias que se evidencian en:

  • Reducción en el capital de trabajo requerido
  • Disminución de días de cartera al poder entregar al receptor la factura en tiempo real
  • Mejora el tiempo en el recaudo de cartera al poder radicar la factura en minutos
  • Automatización y mejoramiento de procesos internos
  • Mayor control de la facturación de la empresa al tenerlo sistematizado

En Colombia el 90% de las órdenes de compra en el canal moderno nacen de manera electrónica, por lo tanto, al continuar el ciclo logístico (despacho y recibo) y cerrarlo con el financiero (factura y pago) se agiliza el ciclo de negocio.

Esto permite reducir tiempos de atención, optimizar costos, optimizar el manejo de inventarios y reducir errores que cuestan dinero. Con el manejo electrónico de documentos, los clientes pueden además utilizar nuestras herramientas de analítica para lograr mejores resultados e identificar información crítica para el negocio que los ayuda a mejorar sus ventas y a optimizar sus procesos logísticos y productivos.

Además de las oportunidades de negocio en emisión y receptoría, lo más destacado se deriva de la eficiencia creada por la desmaterialización de todos los documentos asociados con transacciones comerciales. Esto crea nuevos ecosistemas y comunidades que pueden transar bienes y servicios de manera eficiente, pues la reducción en costos de transacción y agilidad, le ofrece acceso a nuevos mercados a las empresas más pequeñas.

No obstante, como toda evolución en los procesos, optar por este sistema acarrea desafíos que deberán ser contemplados. Entre los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de implementar la factura electrónica se encuentra su integración con los sistemas de información que tienen las empresas y el ajuste de los procesos asociados con la facturación. Para mitigar este impacto será de vital importancia la experiencia con la que cuente el proveedor tanto desde la perspectiva tecnológica como de procesos administrativos, logísticos, normativos, etc.

Por último, es importante resaltar que la implementación de la factura electrónica ha sido rápida y eficiente, lo cual es sin duda muy beneficioso para el país y para los sectores que deciden migrar hacia nuevas formas de conexión con los clientes en entornos confiables.

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