¿CÓMO FUNCIONA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

5 Situaciones que superará luego de implementar
Facturación Electrónica

1. Tiempo reducido para realizar labor estratégica, pues la generación de facturas con el método tradicional demanda gran cantidad de trabajo operativo.

Con la implementación de factura electrónica, el tiempo que tradicionalmente se invertía en la generación manual de facturas, envío a impresión, organización y entrega física al cliente, se convertirá en valiosas horas para la planeación y ejecución de tareas estratégicas que generen mayor valor al funcionamiento del negocio.


2. Amplio espacio de tiempo entre la emisión y la recepción de sus facturas.

La facturación electrónica representa mayor velocidad y agilidad durante todo el proceso de facturación. Al implementar este sistema, el tiempo que transcurre entre la emisión y la recepción de las facturas se reduce al mínimo, optimizando la capacidad de reacción de las empresas durante el proceso de compra.


3. Costos mensuales por infraestructura física e insumos para la generación de la facturación (impresoras, tintas, papel, energía eléctrica).

Al cambiarse a facturación electrónica, ya no será necesario imprimir cada una de las facturas, puesto que el formato electrónico de las mismas representa un documento totalmente válido y legal. Como resultado, la empresa experimentará significativos ahorros en costos de papel, impresoras, tinta, re-impresiones etc.


4. Horas de inmersión entre carpetas y torres de papel para encontrar esa factura que estabas buscando.

La implementación de factura electrónica, no solo reduce el gasto de papel, sino que además permite una mejor organización y un mayor control sobre los documentos de facturación; consiguiendo así que los procesos de búsqueda y auditoria externa, dejen de ser un ejercicio lento y engorroso; Logrando convertirse en un procedimiento rápido y mucho más fácil. Una vez que genera Factura electrónica, contará con una “bóveda electrónica” que permite consultar estos documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar con acceso a internet. Evitando incluso gastos de traslado a la oficina para el equipo de ventas que requiera enviar uno de estos documentos a sus clientes.


5. Retraso en la entrega de sus facturas, porque no hubo radicación a tiempo en la ventanilla del cliente.

“Enviar de nuevo al mensajero”, es algo que desaparecerá de su lista de tareas. Con la implementación de factura electrónica, ya no habrá que preocuparse por inconvenientes logísticos durante la entrega de factura ni gastos de entrega física.


 

 

3 Ventajas de la facturación electrónica en modalidad CLOUD.
Facturación Electrónica

En la actualidad, existen dos modalidades en el mercado para la generación de facturas electrónicas. Una de ellas, funciona con servidores locales (instalados en cliente) y la otra como servicio en la Nube (SaaS).

Para aquellos clientes que elijen procesar sus facturas con sistemas locales (Inhouse), es importante contemplar dentro de su inversión los siguientes aspectos:

- Servidores y/o Pc

- Personal de sistemas para monitoreo

- Equipos de respaldo

- Costos de reinstalacion.

- Riesgo de interrupción de la facuración.

Esta inversión,ha hecho que con el tiempo muchos de estos clientes decidieran migrar hacia la alternativa en la nube, que les permite ademas de dismuir sus costos, acceder a algunas otras ventajas operativas como:


1.Disponibilidad:

Como cualquier servicio en la nube, la facturación bajo esta modalidad, permite al cliente tener acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, sin necesidad de realizar instalaciones de software adicionales, esto resulta especialmente beneficioso para los equipos de contabilidad y ventas de las empresas, quienes constantemente requieren realizar búsqueda de documentos e impresión de los mismos.


2. Escalabilidad:

Permite que las necesidades crezcan tanto como sea requerido; “Si un cliente solicita un millón de facturas en una hora, se puede lograr, es como subirle el volumen al radio”. Muchas empresas tienen receptores de facturas de gran volumen, y esto puede convertirse en una situacion compleja, especialmente en los cierres de año cuando se solicita gran cantidad de información inmediatamente. Con una solución en la nube es posible incrementar el volumen de facturas procesadas de forma rápida y simple, sin necesidad de incurrir en compra de infraestructura, lo que se traduce en un mejor servicio al cliente y menos horas de trabajo extra.


3. Seguridad:

El riesgo de pérdida de información, contrario a lo que piensan algunas personas, es mayor cuando esta se almacena en una maquina, ya que puede ocurrir robo del equipo, perdida de informacion por abería del equipo o ausencia de respaldo de la informacion al momento de migrar a un equipo nuevo. Adicionalmente, la modalidad en la nube evita el riesgo de traspapelar documentos y disminuye las probabilidades de que no se realicé el pago oportuno a un proveedor.


En conclusión, la modalidad cloud, es una opción recomendable para la implementación de factura electrónica siempre que se haga de la mano de proveedores expertos que estén en la capacidad de ofrecer asesoramiento y respaldo de alta calidad.