Vocera: Rocío Palomares Páez – Jefe de Logística DELIPAVO SAS.

Delipavo SAS es una Pyme ubicada en la ciudad de Bogotá, que Ileva más de 38 años en el mercado nacional, produciendo carnes frías de pavo de alta calidad y ofreciendo alternativas saludables para los colombianos.

Esta compañía se enfoca en la continua búsqueda de productos saludables que proporcionen la máxima satisfacción a los consumidores y que aseguren la mejora de su calidad de vida. Desarrollándose en el marco de la salud y la alimentación y logrando siempre en todos sus productos un equilibrio entre el placer de comer bien y comer sano.

Hace más de dos años, el proceso de facturación en Delipavo se manejaba en formato impreso desde el ERP, en el cual se generaba la factura original y una copia, las cuales se imprimían en impresora láser o se creaban en formato pdf. Este sistema no les permitía la modificación de un documento ya grabado. Por lo tanto, debían realizar los ajustes con una nota contable o cancelación de la factura, siguiendo las indicaciones de la DIAN. Estos documentos, eran enviados con el original y copia en cada pedido realizado por sus clientes, haciendo el proceso muy engorroso.

Tras la obligatoriedad para la factura electrónica establecida por la DIAN, Delipavo inició su proceso de implementación, lo cual generó mayor organización tanto en el proceso de ventas como en los tiempos reales de movimiento de inventarios, ya que la factura electrónica no permite hacer documentos con fechas posteriores, ni anteriores al día de contabilización en el sistema. Sumado a esto, este nuevo proceso de facturación, le ha permitido a Delipavo informar en tiempo real a sus clientes, sobre el alistamiento y despacho de sus pedidos con las cantidades que se van a entregar, resumiendo toda esta experiencia en un proceso de Reinvención Digital.

 

El proceso de implementación de la facturación electrónica en Delipavo, inició en el año 2019. Para ello, crearon un equipo de trabajo interdisciplinario conformado por las áreas de despachos, comercial y contable impactadas en la empresa, el representante del ERP y el grupo de implementación y soporte de Carvajal Tecnología y Servicios. Complementario a esto, Delipavo contrató el acompañamiento de un ingeniero de desarrollo de Carvajal Tecnología y Servicios dedicado al proyecto, ya que al interior de la compañía no contaban con este tipo de soporte.

Rocío Palomares, Jefe de Logística de Delipavo, manifestó que el servicio brindado por Carvajal Tecnología y Servicios ha sido excelente, tanto en el acompañamiento y seguimiento del paso a paso en el proceso de pruebas, como en el cumplimiento del cronograma para la implementación de la Facturación Electrónica.

 Los principales retos que afrontó Delipavo al implementar la factura electrónica fueron:

• Estandarizar la información de los socios de negocio en el ERP.
• Actualizar datos de los socios de negocio.
• Complementar la tabla de impuestos de unidades de medida ante la DIAN.
• Poder realizar    los    cierres    contables mensuales con facilidad.

Palomares Páez indicó, que la aceptación de este proceso al interior de Delipavo fue muy buena, ya que su cultura corporativa y la constante búsqueda de mejora continua para sus procesos internos, les permitió adaptarse de forma rápida y segura. Adicionalmente, acota que Carvajal Tecnología y Servicios les brindó un ambiente de pruebas, el cual consideraron vital para poder evaluar todos los posibles escenarios, antes de la salida en vivo.

Los beneficios más importantes que ha recibido Delipavo al implementar la facturación electrónica con Carvajal Tecnología y Servicios son:

• Personalización de la plantilla de los documentos a
• Entrega de la facturación a los clientes en tiempo
• Reporte de información contable de ventas a la DIAN en tiempo
• Facilidad de consulta en el CEN

Para Delipavo, es importante realizar el manejo de sus documentos electrónicos con una empresa nacional, robusta y que tenga experiencia en compañías grandes, medianas y pequeñas. Es por esto, que eligió a Carvajal Tecnología y Servicios como proveedor tecnológico de factura electrónica, quien ha sido su aliado tecnológico desde hace más de 20 años en el proceso de intercambio electrónico de documentos EDI en el CEN Transaccional y han realizado integraciones con muy buenos resultados.

Delipavo describe a Carvajal Tecnología y Servicios como “un aliado confiable” y expresa que es una empresa excelente y robusta, que conoce el mercado y tiene una amplia experiencia en los procesos de transmisión electrónica. El proceso de implementación de factura electrónica, si bien se deriva de una obligatoriedad de la DIAN, aportó en la digitalización de procesos contables, manejo de inventarios, y de ventas, aportando en la Reinvención Digital de Delipavo.